Beim Product Information Management (PIM) geht es also um den optimalen Umgang mit Produktinformationen. Dahinter stecken die Erfassung, Aufbereitung, Aktualisierung und Pflege aller Produktdaten, die unterschiedlichen Ausgabekanäle und Medien, die in einem permanenten Zufluss bereitzustellen sind. Begriffe wie Product Resource Management (PRM), Master Data Management (MDM) oder Product Content Management (PCM) werden oftmals synonym oder auch ergänzend zum Product Information Management verwendet.
Was passiert im Rahmen eines Product Information Managements?
Den ständigen Prozess des PIM in einem Unternehmen bilden Workflows ab, die die Software-Lösungen dazu erklären. Die Produktdaten sind dabei zentral gespeichert und verwaltet, um sie anschließend automatisiert den verschiedenen Medien zuzuführen.
Stammdaten wie die Artikelnummern oder Logistikdaten sind in aller Regel bereits im ERP-System erfasst. Das Product Information Management ist daher vor allem auf die Vertriebs- und Marketingdaten fokussiert.
Philosophie des Product Information Managements
Es geht beim Product Information Management im Wesentlichen darum, die Daten medienneutral zu verwalten und gleichzeitig den Aufwand für die Datenerfassung und -pflege so effizient und ressourcenschonend wie möglich zu gestalten. Zudem ist die Datenqualität und deren Konsistenz insgesamt zu steigern und zu standardisieren. Durch die Parallelisierung der verschiedenen Prozesse wird im Ergebnis die Produkteinführungszeit, die auch als Time-to-market bezeichnet wird, enorm verkürzt und sogar die Kosten merklich reduziert.
Prinzipielle Funktionsweise
Im Zentrum steht das Product Information Management, welches alle Daten anreichert und veredelt, übersetzt und kontrolliert. Auf der einen Seite passiert die Anbindung der Eingangssysteme, die da zum Beispiel wären:
- Lieferanten
- ERP
- Einkauf & Marketing
- Weitere Systeme
Nach dem Daten-Processing werden die Informationen publiziert und kommuniziert unter anderem an diese Kanäle:
- Filialen
- Website / Webshop
- Marktplätze
- Mobile App
- Katalog
- Call Center
Über diesen Prozess wird sichergestellt, dass alle Informationen vollständig, korrekt und konsistent sind, also die Qualitätsanforderungen erfüllen. Im nächsten Schritt werden die Informationen dann den verschiedenen Ausgabekanälen bereitgestellt. Zusammenfassend lässt sich sagen: Der zentralisierte Prozess des Product Information Managements garantiert die Vollständigkeit der Ausgabe der qualitativ hochwertigen kanalspezifischen Informationen.
Bei welcher Unternehmensgröße lohnt sich das Product Information Management?
Die ganz großen Hersteller und Händler müssen täglich enorme Datenfluten beherrschen und kommen deshalb ohne ein solches PIM-System gar nicht aus. Doch auch für mittelständische Unternehmen ist ein Product Information Management unbedingt sinnvoll, vor allem dann, wenn eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllt sind:
- Internationaler Vertrieb
- Umfangreiche Sortimente
- Mehrere Vertriebskanäle (Omnichannel Commerce), vor allem bei Einbindung von E-Commerce und Print
- Regelmäßige Aktualisierung der Produktinformationen
Typische Einsatzbereiche für ein Product Information Management
Marketingtexte, Fotos, Sprachnachrichten, Videos und andere Produktinformationen werden hundertprozentig automatisiert aus dem zentralen PIM-System in die verschiedenen Kanäle eingespielt. Jene Unternehmen, die sehr häufig ihre Produktinformationen aktualisieren müssen oder Produkte neu in ihr Sortiment mit aufnehmen, wissen dies zu schätzen.
Wer im Databased-Publishing unterwegs ist, erfreut sich daran, dass das Product Information Management die Texte, Bilder oder Videos automatisiert an der richtigen Stelle einfügt, was den Aufwand im Bereich Printproduktion enorm reduziert. Das PIM-System lädt die Texte zu den Produkten ins Katalogmanagementsystem.
Da das PIM-System auch Lieferantendaten verwaltet, kann man im Sortiment beliebige margenträchtige Longtail-Produkte aufnehmen, wobei man keinerlei eigene Lagerfläche vorhalten muss.
Business Intelligence und Datenqualitätsmanagement
In größeren Unternehmen ist es durchaus üblich, dass Produktdaten in mehreren unterschiedlichen Systemen vorhanden sind. In diesen Fällen bietet das Product Information Management die einmalige Chance für eine zentrale Datenerfassung und -auswertung, was heute unter die Begriffe Business Intelligence und Data Quality Management fällt. Auf diese Weise lassen sich Sortimente und Vertriebsprozesse immer weiter optimieren. So kann ein PIM durchaus als Big-Data-Plattform angesehen werden.
