Während virtuelle Teams in ihren Anfängen vor allem in den Bereichen Forschung und Entwicklung üblich waren, zählen mittlerweile Unternehmen aus zahlreichen Branchen dazu. Klassische Teamkonzepte, die ursprünglich für herkömmliche Teams entwickelt wurden, können überwiegend auch bei virtuellen Teams angewendet werden. Entscheidend ist das Entwickeln eines grundlegenden Verständnisses für Teamprozesse und ein entsprechender Umgang damit seitens der Führungspersonen.

Herausforderungen an virtuelle Teams

Virtuelle Teams, die also nicht miteinander vor Ort arbeiten, sind mit besonderen Herausforderungen konfrontiert. Gemeinschaftlich entwickelte Problemlösestrategien und ein damit verbundener regelmäßiger Austausch sind besonders wichtig.

Teambuilding der virtuellen Teams

Damit virtuelle Teams als Gruppe zusammen funktionieren und entsprechend gut miteinander arbeiten können, sind gemeinsame Zielsetzungen entscheidend. Auch das Bilden von Vertrauen, das durch einen unmittelbaren persönlichen Kontakt erleichtert wird, muss auf neuen Wegen gewonnen werden.

Zeitgleiche Kommunikation

Virtuelle Teams sind häufig aus unterschiedlichen Ländern zusammengestellt. Die digitale Arbeit findet aufgrund der verschiedenen Zeitzonen oft nicht zur gleichen Zeit statt. Hier ist eine besonders gut funktionierende asynchrone Strukturierung und Planung der Arbeit erforderlich.

Unterschiedliche Organisationskulturen von virtuellen Teams

Nicht alle Organisationskulturen in den verschiedenen Ländern sind ähnlich oder vergleichbar. Die Unternehmenskultur wirkt sich nachhaltig auf die Arbeitsweise aus, was auch die Zusammenarbeit von virtuellen Teams betrifft. Es gilt übergeordnete Konzepte und Strategien zu finden, die alle Beteiligten einbinden.

Voraussetzungen und Vorteile der virtuellen Teamarbeit

Virtuelle Teams bedeuten nicht nur das Arbeiten im Homeoffice, bei dem ein Notebook und ein Zugang zum Firmennetzwerk ausreichen. Wenn digitale Arbeit zu einem zentralen Bestandteil von Unternehmen wird, ist eine grundlegende moderne technische Gestaltung der gesamten Firma gefragt. Darüber hinaus müssen alle Mitarbeiter geschult werden im Umgang mit den relevanten Software-Tools und Kommunikationsmitteln.

Eine funktionierende Technik und zuständige Ansprechpartner bei entsprechenden Problemen sind unverzichtbar für virtuelle Teams. Wenn dieser Aspekt nicht gelingt, sind sie faktisch nicht arbeitsfähig. Vor allem Unternehmen, die noch stark aus der Präsenzarbeit kommen, sind hier besonders gefragt. Das Engagieren von Fachkräften, die dabei helfen, eine vollständige digitale Infrastruktur einzurichten, ist an dieser Stelle hilfreich.

Die Vorteile virtueller Teams können für alle Beteiligten immens sein. Für Unternehmen bedeuten sie eine hohe Ersparnis an Zeit und Kosten, sowie den Einsatz von Mitarbeitern in den unterschiedlichsten Regionen. Die Kommunikationswege werden deutlich schneller und effizienter.

Auf der Seite der Mitarbeiter verbessert sich die Work-Life-Balance erheblich. Wer in den eigenen vier Wänden arbeitet, kann sich darüber hinaus meist besser konzentrieren und ist kommunikativer. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings ein entsprechender Rückzugsbereich, der ein ruhiges Arbeiten ermöglicht.

Führung eines virtuellen Teams

Damit gemeinsame Arbeitsprozesse gut funktionieren und damit verbundene produktive Ergebnisse entstehen, ist das Etablieren eines partizipativen Führungsstils bedeutsam. Wenn sich Mitarbeiter nicht in Präsenz gegenüber sitzen, sind umso mehr Transparenz seitens der Führungskraft und die Einbindung in Entscheidungsprozesse gefragt.

Feste Teamzeiten

Ein konstanter Austausch unter den einzelnen Teammitgliedern in virtuellen Teams ist wichtig für den Teamzusammenhalt. Der klassische kurze Austausch in der Teeküche braucht ein Äquivalent, damit sich die einzelnen Mitarbeiter aufeinander beziehen und miteinander interagieren können. Gerade Teams, die in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, benötigen beim informellen Austausch Unterstützung. Es gibt entsprechende Software, die geeignete Zeiten für regelmäßige Teamsitzungen und Gesprächsmöglichkeiten über mehrere Zeitzonen hinweg berechnet.

Feedbackkultur in virtuellen Teams

Wie auch bei der Präsenzarbeit profitieren virtuelle Teams sehr von einer ausgeprägten Feedbackkultur. Wer nicht miteinander am gleichen Ort sitzt, bekommt die Reaktion anderer auf die eigene Arbeit nicht mit. Das Führen eines virtuellen Teams setzt voraus, klare Impulse für die gemeinsame Teamkultur zu setzen. Jeder Teilnehmer sollte die Möglichkeit haben, eine Rückmeldung über seine Arbeit aktiv einzufordern als auch anderen zu geben, ebenso der Teamleitung. Feedback bedeutet hier nicht nur einen kritischen Blick, sondern unbedingt auch Lob.

Unterstützung durch das Unternehmen

Die Führung virtueller Teams setzt voraus, dass der Rückhalt des Unternehmens immer gegeben ist. Darauf sollten sich sowohl die Führungskräfte als auch die einzelnen Teammitglieder verlassen können. Wenn dieser Rückhalt und das damit verbundene Vertrauen in die Mitarbeiter zu jeder Zeit gewährleistet ist, kann ein Unternehmen enorm von virtuellen Teams profitieren.

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Homeoffice, mobile Arbeit, Telearbeit: Gibt es Unterschiede?

Für den Begriff des Homeoffice fehlt bisher eine gesetzliche Definition. Landläufig versteht man darunter, dass Angestellte hin und wieder oder über einen längeren Zeitraum in privaten Räumen arbeiten. De facto ist Homeoffice also eine Art von Telearbeit, und die ist nach Arbeitsstättenverordnung klar definiert.

Was genau mobile Arbeit ist, hat das Gesetz nicht definiert. Haben Angestellte die Möglichkeit, über mobile Endgeräte von wechselnden Orten aus zu arbeiten, fällt das im allgemeinen Sprachgebrauch unter „mobiles Arbeiten“. Grundsätzlich ist der Ort nicht festgelegt, „mobil“ bedeutet auch, dass Angestellte sich im Zug oder in einem Hotel befinden.

Telearbeit ist nach Arbeitsstättenverordnung § 2 Absatz 7 klar definiert: Angestellte bekommen vom Unternehmen einen Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich fest eingerichtet. Die wöchentliche Arbeitszeit sowie die Dauer der Telearbeit sind arbeitsvertraglich festgelegt. Für die Installation und Bereitstellung des Arbeitsplatzes inklusive Arbeitsmittel ist das Unternehmen zuständig.

Rechtlicher Rahmen: Arbeitsschutz und Datenschutz

Arbeiten Angestellte nicht im Unternehmen, sind die gesetzlichen Bestimmungen zu Arbeit, Arbeitsschutz und Datenschutz einzuhalten. Sowohl bei Telearbeit als auch bei der mobilen Arbeit sind Unternehmen verantwortlich für Sicherheit und Gesundheit der Angestellten.

Mobile Arbeit: Arbeitszeitgesetz gilt

Die im Arbeitszeitgesetz festgelegten Regelungen zu Höchstarbeitszeit und Ruhepausen sowie dem Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit müssen eingehalten werden. Darauf muss das Unternehmen die Angestellten hinweisen und ein Modell zur Zeiterfassung, zum Beispiel für mobile Arbeit, finden.

Gefährdungsbeurteilung und Arbeitsschutzmaßnahmen nicht vergessen!

Die Beurteilung kann in diesem Fall nur durch eine enge Kommunikation zwischen Arbeitgeber oder Arbeitgeberin und Angestellten erfolgen. Angestellte sollten außerdem immer über die Vorgaben zur Betriebssicherheit der Arbeitsmittel informiert sein. Die arbeitsmedizinische Vorsorge ist bei mobiler Arbeit zu gewährleisten.

Wichtig zu wissen: Hinsichtlich Arbeitsschutz gibt es einen Unterschied zwischen Homeoffice und Telearbeit. Denn die in Anhang 6 der Arbeitsstättenverordnung zitierten „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ gelten nicht für Homeoffice, wohl aber für Telearbeitsplätze nach Definition von § 2 VII der Arbeitsstättenverordnung.

Mobile Arbeit: Wie sieht der Versicherungsschutz aus?

Die gesetzliche Unfallversicherung, die sich auf Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten bezieht, gilt auch bei Telearbeit und mobilem Arbeiten. Hat der Unfall in irgendeiner Art und Weise etwas mit der Arbeit zu tun, sind Angestellte über die gesetzliche Unfallversicherung geschützt.

Welche Kosten trägt das Unternehmen?

Generell hat der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin alle Kosten zu tragen, die den Angestellten im Bereich von Homeoffice, Telearbeit oder mobiler Arbeit für die Arbeit entstehen. Das schließt neben Mobiliar und Arbeitsgeräten auch Kommunikationskosten und Büromaterial mit ein.

Das häusliche Arbeitszimmer kann, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, im Veranlagungsjahr bis zu einer Höhe von 1.250 Euro geltend gemacht werden. Für Angestellte läuft das unter dem Punkt der Werbungskosten, bei Selbständigen unter den Betriebsausgaben. Der Gesetzgeber definiert nicht genau, was unter einem häuslichen Arbeitszimmer zu verstehen ist.

Datenschutz und IT-Sicherheit stellen Unternehmen bei mobiler Arbeit vor Herausforderungen

Auch bei Homeoffice, mobiler Arbeit und Remote Work muss der Schutz von Betriebsgeheimnissen gewährleistet sein, der Datenschutz ist zu beachten. Es reicht nicht aus, wenn Unternehmen die Datenverarbeitung einfach in die Privaträume der Angestellten auslagern. Maßnahmen und Art der zu treffenden Vorkehrungen sind individuell verschieden und müssen in jedem Fall abhängig von den konkreten Gegebenheiten gefunden werden. Es ist möglich, die Mitnahme sensibler Daten nach Hause zu untersagen und die ausschließlich dienstliche Verwendung von Hardware zu verlangen. Verschlüsselungen und VPN können verwendet werden.

Arbeit kann überall stattfinden – wenn der Rahmen stimmt

Die Jahre 2020 bis 2022 haben gezeigt, dass Büro- und vergleichbare Arbeit nicht unbedingt im Betrieb stattfinden muss. Wie genau man mobile Arbeit in den häuslichen Bereich der Angestellten verlegt, ist im individuellen Fall zu entscheiden. Sicher ist jedoch: Es funktioniert. Und zwar inklusive Arbeitsschutz, Versicherung und Datenschutz. Übrigens können Unternehmen von den Förderungen im Rahmen der Progamme „go-digital“ sowie „Digitalzuschuss-Hessen“ und „RKW Beratungsförderung zur Digitalisierung“ profitieren.

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