Im Business ist es leider nicht ganz so leicht, positive Reaktionen zu bekommen, da die emotionale Bindung fehlt. Allerdings geht auch hier der Follow Up E-Mail bereits ein Kontakt voraus. Follow Up E-Mails knüpfen an ein gemeinsames Erlebnis an und fassen nach, um im besten Fall ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Viele dieser E-Mails gehen aber leider in der Masse unter. Die gute Nachricht ist aber: Eine Follow Up E-Mail ist viel leichter zu schreiben als eine E-Mail für den Erstkontakt, denn wenn schon eine Kommunikation besteht, gibt es immer ein konkretes Ereignis, an das wir geschickt anknüpfen können!
Der Ton macht die Leads: Follow Up E-Mails müssen persönlich, aber knackig sein!
Im Business kann eine Follow Up E-Mail verschiedene Zwecke erfüllen. Sie soll Leads generieren, klar, aber was erwarten wir von diesen Leads? Geht es darum, eine Followerschaft aufzubauen? Geht es um einen Abschluss oder Verkauf? Oder geht es darum, einen wertvollen Kontakt zu vertiefen, von dem wir uns einen Schub für das eigene Unternehmen versprechen? Klarheit über das Ziel hilft bei der Formulierung! Alle Nachrichten haben aber eines gemeinsam: Sie wollen den Empfänger dazu bringen, eine bestimmte Handlung auszuführen. Die Follow Up E-Mail ist also eng mit dem Call to Action verwandt und muss eine ähnliche Aufgabe erfüllen – sie muss den Empfänger dazu bringen, das zu tun, was wir wollen.
Zielgruppenorientiertes Denken beim Schreiben der Follow Up E-Mails
Jeder von uns öffnet im Büro zahllose Mails, die uns vor die Aufgabe stellen zu sortieren. Was ist wichtig, was hat Zeit, was kann weg? Oft beginnen E-Mails mit umständlichen Sätzen wie »Ich dachte gerade, ich könnte mal anfragen, ob …« oder »Ich möchte nur kurz nachfragen, ob …«. Solche Formulierungen suggerieren, dass der Absender der Mail unentschlossen ist oder, schlimmer noch, dass sein Anliegen gar nicht so wichtig ist. Solche Einleitungen sollen zwar höflich klingen, sie kommunizieren aber nicht, dass der Absender weiß, was er tut.
Wer erfolgreich Follow Up E-Mails versenden will, muss einen echten Mehrwert bieten. Nur, wer eine konkrete Lösung für ein Problem hat, landet nicht im digitalen Papierkorb. Follow Up E-Mails sind kein Smalltalk, sie dienen dem nächsten Schritt in einer Geschäftsbeziehung. Dieser Schritt muss klar hervorgehoben werden. Daher ist auch die Betreffzeile »Vielen Dank für unser Gespräch« eine zweischneidige Sache. Denn die Betreffzeile scheint ja schon alles zu sagen, im schlimmsten Fall wird so eine Mail ungeöffnet gelöscht. Besser ist es, sich beim Schreiben der Mail in die Lage des Empfängers zu versetzen und gleich auf den Punkt zu kommen. Daher sollte die E-Mail keine abgedroschenen Phrasen enthalten, sondern eine klare Aufforderung zu einer ganz bestimmten Handlung. Dieser Aufforderung kommt der Empfänger aber nur nach, wenn die E-Mail ihm verrät, welchen Nutzen er davon hat.
Was gehört in eine effiziente Follow Up E-Mail?
- Die Betreffzeile einer Follow Up E-Mail muss nicht nur Neugier wecken, sie sollte auch an den vorherigen Kontakt erinnern!
- Eine gute Follow Up E-Mail ist freundlich, aber sachlich und zielorientiert!
- Rechtschreibfehler sind ein absolutes No-Go. Wer sich nicht einmal die Zeit nimmt, seine Mails auf Flüchtigkeitsfehler zu überprüfen, suggeriert, dass er auch sonst nicht gewissenhaft arbeitet.
- Respektvoller Umgang ist Pflicht! Dazu gehört auch die passende Anrede. Im Business ist das im Internet übliche »Du« unangebracht, wenn es nicht vorher im persönlichen Kontakt angeboten wurde.
- Eine gute Follow Up E-Mail stellt den Empfänger nicht vor ein »Denken Sie darüber nach!«-Rätsel. Sie enthält eine einfache Antwortmöglichkeit, um die Tür zu einem weiteren Kontakt zu öffnen. Wer seine Leser grübeln lässt, was sie jetzt tun sollen, hat schon verloren.
Der wichtigste Faktor zum Schluss: Wer Spaß hat, ist attraktiver!
Nicht jeder hat Lust, sich an den Schreibtisch zu setzen und seine Follow Up E-Mails zu versenden, es gibt spannendere Aufgaben. Wer sich aber selbst motiviert und Spaß am Verfassen der E-Mails entwickelt, strahlt auch aus, dass der Kontakt sich lohnt. Die Mails sind nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zu mehr Verkäufen, zu interessanten Meetings, zu kreativen Kooperationen. Wer Vorfreude auf die Rückmeldungen ausstrahlt, bekommt sie auch!