Weniger operative Arbeit, produktivere Mitarbeiter und mehr Zeit für die strategische Unternehmensentwicklung: Für viele Geschäftsführer wäre das die ideale Ausgangslage. Stattdessen verbringen sie einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages damit, Abläufe zu koordinieren, Informationen weiterzugeben oder Probleme zu lösen, die im laufenden Betrieb immer wieder auftreten. Gleichzeitig eröffnet künstliche Intelligenz neue Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Mitarbeiter zu entlasten und betriebliche Kosten zu senken. Gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten wird es für Unternehmen deshalb immer wichtiger, vorhandene Ressourcen effizienter einzusetzen und technologisch nicht den Anschluss zu verlieren. „Wenn Mitarbeiter weiterhin jede Rechnung manuell prüfen, Kundendaten übertragen oder Zahlungseingänge kontrollieren müssen, obwohl sich diese Aufgaben automatisieren ließen, kostet das Unternehmen jeden Tag unnötig Zeit und Geld. Mit steigenden Auftragszahlen wird dieses Problem immer größer“, warnt Melik Su, Gründer und Geschäftsführer von AutomationFlow.
„Unternehmer müssen keine Programmierer werden. Sie müssen aber verstehen, wo künstliche Intelligenz wirtschaftlich sinnvoll ist, welche Voraussetzungen dafür geschaffen werden müssen und wann weiterhin ein Mensch entscheiden sollte“, so Melik Su weiter.
Genau dieses Verständnis bildet die Grundlage seiner Arbeit mit AutomationFlow, einem Angebot der Peakconcepts GmbH. Seine technische Erfahrung reicht bis ins Jahr 2010 zurück: Gemeinsam mit einem Geschäftspartner entwickelte er bereits früh eine Sprachsteuerung, die mehrere Millionen Nutzer erreichte. Später folgten Softwareprojekte für bekannte Unternehmen wie OBI, OTTO, Panasonic und Media Markt. Neben seiner langjährigen Erfahrung in der Softwareentwicklung bringt Melik Su auch die Perspektive eines Unternehmers mit eigenen Mitarbeitern ein. Herausforderungen wie operative Abhängigkeiten, steigender Koordinationsaufwand und die Organisation wachsender Betriebe kennt er damit aus eigener Praxis. Mit AutomationFlow verbindet er beide Kompetenzbereiche, um Unternehmen bei der Integration KI-gestützter Automationen und individueller technischer Lösungen in ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen.
Melik Su von AutomationFlow: KI für Unternehmer beginnt mit dem Verständnis der eigenen Prozesse
Bevor Geschäftsführer über den Einsatz künstlicher Intelligenz entscheiden, sollten sie sich einen Überblick über ihre bestehenden Geschäftsprozesse verschaffen. Dabei lohnt sich vor allem ein Blick auf die Schnittstellen zwischen einzelnen Abteilungen und Aufgaben: Wo werden Informationen mehrfach erfasst? An welchen Stellen warten Mitarbeiter auf Rückmeldungen oder Freigaben? Und welche Vorgänge können ohne die persönliche Beteiligung der Geschäftsführung nicht abgeschlossen werden? Häufig zeigen sich dabei Schwachstellen, die im hektischen Tagesgeschäft kaum auffallen. Wer diese systematisch erfasst, kann erkennen, welche Abläufe unnötig Zeit beanspruchen und wo Veränderungen den größten Nutzen versprechen.
Allerdings eignet sich nicht jeder dieser Engpässe unmittelbar für eine technische Lösung. Fehlen beispielsweise klare Zuständigkeiten oder verbindliche Regeln für die Bearbeitung eines Vorgangs, müssen diese zunächst festgelegt werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass fehlerhafte Abläufe lediglich automatisiert fortgesetzt werden. „Viele Unternehmer haben schon eine bestimmte KI-Anwendung im Kopf, bevor sie überhaupt wissen, welches Problem sie damit lösen wollen. Dabei stellt sich im Gespräch oft heraus, dass sie an einer ganz anderen Stelle ansetzen müssten“, erklärt Melik Su. Erst wenn die organisatorischen Grundlagen geschaffen sind, lässt sich gezielt prüfen, welche Arbeitsschritte durch KI oder andere Automatisierungstechnologien übernommen werden können.
Wo künstliche Intelligenz Unternehmen konkret entlasten kann
Wie viel Zeit Unternehmen durch Automatisierung gewinnen können, zeigt sich beispielsweise bei der Bearbeitung eines Kundenauftrags. Bereits bei der Anfrage lassen sich Kundendaten automatisch im CRM-System erfassen und anschließend für die Angebotserstellung nutzen. Wird das Angebot angenommen, können die Rechnungsstellung und die Überprüfung des Zahlungseingangs folgen, ohne dass Mitarbeiter jeden Schritt einzeln anstoßen müssen. Auch Zahlungserinnerungen oder wiederkehrende Aufgaben beim Kunden-Onboarding lassen sich in solche Abläufe integrieren. Besonders in Unternehmen, die monatlich Hunderte oder Tausende dieser Vorgänge bearbeiten, kann das den manuellen Aufwand erheblich reduzieren. Mitarbeiter gewinnen dadurch mehr Zeit für die persönliche Kundenbetreuung, den Vertrieb und andere anspruchsvollere Tätigkeiten.
Das bedeutet allerdings nicht, dass sämtliche Aufgaben vollständig ohne menschliches Eingreifen ablaufen sollten. Bei ungewöhnlichen Kundenanfragen, sensiblen Entscheidungen oder wichtigen Freigaben kann es notwendig sein, dass ein Mitarbeiter den Vorgang prüft und selbst entscheidet. Dieses Zusammenspiel wird als „Human in the Loop“ bezeichnet.
„Während die Technik also standardisierte Aufgaben übernimmt, können sich Mitarbeiter stärker auf die Fälle konzentrieren, in denen ihre Erfahrung und ihr Urteilsvermögen wirklich gefragt sind“, erklärt Melik Su.
KI im Mittelstand: Mehr Wachstum mit vorhandenen Ressourcen
Was einzelne Mitarbeiter im Tagesgeschäft entlastet, kann bei wachsendem Geschäftsvolumen auch die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens verbessern. Denn je mehr Kunden und Aufträge ein Betrieb gewinnt, desto wichtiger wird es, die zusätzlichen Vorgänge ohne einen entsprechend hohen Anstieg der laufenden Kosten bewältigen zu können. Gerade im Mittelstand stößt dieses Wachstum jedoch häufig an personelle Grenzen: Neue Mitarbeiter müssen eingestellt und eingearbeitet werden, während bestehende Teams mit steigenden Anforderungen konfrontiert sind. KI-gestützte Automationen bieten hier die Möglichkeit, größere Mengen gleichartiger Vorgänge mit den vorhandenen Kapazitäten zu bearbeiten. Dadurch können Unternehmen ihre Umsätze steigern, ohne dass der Personalaufwand zwangsläufig im gleichen Verhältnis mitwachsen muss.
Allerdings setzt diese Form des Wachstums eine vorausschauende technische Planung voraus. „Viele Unternehmen beschäftigen sich erst dann mit ihren technischen Grenzen, wenn das Wachstum bereits zu Problemen führt. Dabei sollte man sich viel früher fragen, ob die eigenen Systeme auch noch funktionieren, wenn sich die Auftragszahlen in den nächsten Jahren verdoppeln oder verdreifachen“, erklärt Melik Su. Dabei kommt es nicht nur auf die Leistungsfähigkeit einzelner Anwendungen an. Auch die eingesetzten Systeme müssen miteinander kompatibel sein, damit Informationen bei steigenden Auftragszahlen weiterhin zuverlässig verarbeitet werden können. Fehlen entsprechende Schnittstellen oder lassen sich bestehende Lösungen nur schwer erweitern, können bei wachsendem Geschäftsvolumen aufwendige und kostspielige Systemumstellungen notwendig werden.
AutomationFlow: Technische Lösungen müssen zum Unternehmen passen
Welche technischen Lösungen ein Unternehmen für sein weiteres Wachstum benötigt, hängt wesentlich davon ab, wie seine bestehende Systemlandschaft aufgebaut ist. Während sich manche Anforderungen bereits durch die Verbindung vorhandener Anwendungen erfüllen lassen, stoßen andere Betriebe mit ihren bisherigen Programmen an Grenzen. Werden immer neue Einzellösungen ergänzt, kann die technische Infrastruktur zunehmend unübersichtlich werden. Unterschiedliche Benutzeroberflächen, laufende Lizenzkosten und Abhängigkeiten von verschiedenen Anbietern erschweren dann nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch spätere Anpassungen. In solchen Fällen kann es wirtschaftlich sinnvoller sein, bestimmte Funktionen in einer individuell entwickelten Anwendung zusammenzuführen. Durch den Einsatz künstlicher Intelligenz lassen sich entsprechende Softwarelösungen inzwischen zudem mit geringerem Entwicklungsaufwand realisieren als noch vor einigen Jahren.
Welche Variante langfristig die bessere Wahl ist, lässt sich jedoch nicht pauschal beantworten. Deshalb betrachtet Melik Su mit seinem Team bei AutomationFlow zunächst die vorhandenen Systeme, betrieblichen Anforderungen und technischen Möglichkeiten, bevor konkrete Lösungen entwickelt werden. Je nach Ausgangslage kann das bedeuten, bestehende Anwendungen miteinander zu verknüpfen, einzelne Arbeitsschritte zu automatisieren oder eine individuell zugeschnittene Software zu entwickeln. Entscheidend ist dabei auch, wie sich die gewählte Lösung in den laufenden Betrieb integrieren lässt und welche Kosten oder technischen Abhängigkeiten langfristig entstehen. Auf dieser Grundlage können Geschäftsführer fundierter entscheiden, welche Investitionen für ihr Unternehmen sinnvoll sind und welche technischen Strukturen sie für die weitere Entwicklung benötigen.
Melik Su: KI-Kompetenz wird zur wirtschaftlichen Führungsaufgabe
Für Geschäftsführer wird es zunehmend wichtiger, die Möglichkeiten künstlicher Intelligenz nicht nur zu kennen, sondern auch wirtschaftlich beurteilen zu können. Schließlich ist nicht jede technisch machbare Automation für ein Unternehmen sinnvoll. Entscheidend ist, an welchen Stellen Mitarbeiter unnötig Zeit verlieren, welche Abläufe sich tatsächlich verbessern lassen und ob der erwartete Nutzen den Aufwand rechtfertigt. Wer diese Zusammenhänge versteht, kann Investitionen gezielter planen und vermeiden, dass neue Anwendungen eingeführt werden, die im Arbeitsalltag kaum Entlastung bringen.
Dafür müssen Unternehmer weder selbst Software entwickeln noch jedes neue KI-Tool beherrschen. Sie sollten jedoch erkennen können, welche Prozesse zuerst angegangen werden müssen, wo technische Lösungen an ihre Grenzen stoßen und wann weiterhin menschliche Entscheidungen notwendig sind. Gerade in wirtschaftlich anspruchsvollen Zeiten kann dieses Verständnis darüber entscheiden, wie produktiv ein Unternehmen seine vorhandenen Ressourcen einsetzt. „Unternehmer sollten ihre Zeit vor allem dafür einsetzen können, Entscheidungen zu treffen und ihr Unternehmen weiterzuentwickeln. KI kann ihnen dabei helfen, die Voraussetzungen dafür zu schaffen. Dafür müssen sie aber verstehen, wie sie diese Technologie richtig einsetzen“, fasst Melik Su zusammen.
Dann melde dich jetzt bei Melik Su von AutomationFlow und erfahre, wie sich deine Abläufe gezielt mit KI automatisieren lassen!