In den meisten Unternehmen ist der Arbeitsalltag von verschiedenen, aber wiederkehrenden Prozessen geprägt. Um bestmögliche Ergebnisse zu gewährleisten ist es wichtig, dass diese Prozesse tagtäglich betreut und gut strukturiert werden. Damit diese Prozesse so gut wie möglich funktionieren, wurden verschiedene Ansätze entwickelt. Eines davon ist das sogenannte „Workflow Management“. Das Workflow Management kann verschiedene Aufgaben im Management System übernehmen und stellt oftmals eine Entlastung für Arbeitgeber, aber auch für Arbeitnehmer dar.
Was versteht man unter dem Begriff „Workflow“?
Da es sich bei Workflow Management um einen Begriff aus dem Englischen handelt, soll an dieser Stelle zunächst der Begriff des „Workflows“ kurz definiert werden. Zu verstehen ist darunter die Reihenfolge der Prozesse, welche am Arbeitsplatz stattfinden. Dazu gehören sowohl zeitliche, aber auch räumliche Vorgänge, die entweder funktional, physikalisch oder auch technisch sein können. Kennzeichnend ist, dass ein solcher Arbeitsprozess stets einen eindeutigen Startpunkt und ein Endergebnis mit sich bringt. Zudem sind in den meisten Fällen gleich mehrere Mitarbeiter an dem jeweiligen Prozess beteiligt.
Workflow Management und Prozessmanagement
Neben dem Begriff des Workflow Managements gibt es noch den Begriff des „Prozessmanagements“. Dabei geht es um eine fortlaufende Analyse der Arbeitsabläufe, welche stets darauf ausgerichtet ist, mögliche Verbesserungspotenziale aufzudecken und deren Umsetzung zu planen. Es handelt sich hierbei also um eine fachlich-konzeptionelle Ebene, welche den Prozess von Außen in den Blick nimmt.
Im Gegensatz dazu ist das Workflow Management auf der operativen Ebene anzusiedeln. Die Erkenntnisse aus dem Prozessmanagement stellen die Grundlage für das Workflow Management dar. Hierbei geht es nämlich um die Steuerung der Arbeitsabläufe, wobei das Workflow Management eine optimale Gestaltung der Prozesse anstrebt.
Wie funktioniert ein Workflow Management?
In der Praxis ist es dann so, dass beim Workflow Management zum einen alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter und zum anderen elektronische Systeme herangezogen werden, um eine bestmögliche Gestaltung des Arbeitsablaufes zu erarbeiten. Um mögliche Zufalls- und Störfaktoren auszuschließen, wird dabei in aller Regel eine große Anzahl an Mitarbeitern koordiniert, welche räumlich verteilt an unterschiedlichen Aufgaben des jeweiligen Prozesses arbeiten. Darüber hinaus kontrolliert das Workflow Management in zuvor festgelegten Abständen den Verlauf sowie den Bearbeitungsstatus des jeweiligen Prozesses.
Was macht ein Workflow Management System?
Wie der Name bereits vermuten lässt, geht es bei einem Workflow Management System um ein System, welches die oben genannten Aufgaben bestmöglich erfüllt und damit den Workflow am Arbeitsplatz unterstützt. Es handelt sich dabei um eine Software, die sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt. Dazu gehören zum einen die Prozessmodellierung sowie die Prozess-Organisation und zum anderen die sogenannte Workflow-Engine, welche die jeweiligen Prozesse steuert. Darüber hinaus gehört auch eine Monitorringkomponente zu einem solchen System dazu, damit auch objektive und wiederkehrende Analysen in die Modellierung des Prozesses mit einfließen. Das Ziel ist dabei wiederum eine Optimierung der Prozesse. Durchlaufzeiten sollen reduziert und Ergebnisse sichergestellt werden. Darüber hinaus sorgen Workflow Management Systeme auch für eine höhere Transparenz der Prozesse. Komplexe Vorgänge kann man damit vereinfacht und automatisiert darstellen. So werden Fehler vermieden und nicht zuletzt sparen solche Systeme dem Unternehmen viel Zeit und Geld.
Für wen eignet sich ein solches System?
Ein solches System eignet sich für alle Unternehmen, in denen es standardisierte Abläufe gibt. Damit sind Prozesse gemeint, die sich wiederholen und zum ganz normalen Arbeitsalltag mit dazugehören. Im Grunde genommen trifft das auf nahezu alle Unternehmen zu, weshalb sich ein Workflow Management System in den meisten Fällen lohnt. Unterschieden werden sollte hier lediglich bei der Wahl der Software, was in erster Linie von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Prozesse abhängt.
Das Ziel, Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren und zu überwachen, dient dabei nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitern. Mithilfe eines solchen Systems können diese besser zusammenarbeiten und ihre Aufgaben zuverlässig erledigen. So wird beispielsweise die Reihenfolge der Aufgaben im Vorhinein vom System festgelegt, sodass jeder Mitarbeiter genau weiß, was er zu welchem Zeitpunkt zu tun hat. Die Informationen stehen zu jederzeit allen Beteiligten zur Verfügung, sodass weniger Fragen und Missverständnisse auftauchen. Auf diese Weise wird auch eine optimale Verteilung von Aufgaben sichergestellt. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber die Abläufe besser überwachen und Verbesserungspotenziale schneller aufzeigen. Doch auch Schwachstellen im Unternehmen sind mithilfe eines solchen Systems schneller aufzudecken. Die Einführung eines Workflow Management Systems hilft somit letztendlich dabei, den gesamten Arbeitsprozess von A bis Z zu vereinfachen und zu optimieren.