Im Mittelstand ist die Lage häufig angespannt: Eng getaktete Arbeitstage, volle E-Mail-Postfächer und der Fachkräftemangel bestimmen den Arbeitsalltag. Zahlreiche Betriebe sind sich bewusst, dass ihre Abläufe effizienter sein könnten – doch im Tagesgeschäft bleibt kaum Raum, um tiefgreifende Veränderungen wirklich anzugehen. Digitalisierung wird aufgeschoben, Automatisierung bleibt Theorie. Die Folgen: Überlastete Mitarbeitende, stockende Abläufe, Innovationsstau. Hinzu kommt Unsicherheit: Lohnt sich KI? Welche Tools sind seriös? Und wie steht es um Datenschutz und Budget? Kein Wunder, dass bei vielen die Motivation in Frust umschlägt. „KI ist kein abstraktes Zukunftsthema – sie kann heute schon ganz konkrete Engpässe lösen“, versichert KI-Consultant Florian Ruttkamp.

„Die meisten Unternehmen wissen gar nicht, wo sie anfangen sollen und genau dort setze ich an“, fügt er hinzu. Florian Ruttkamp hat selbst mehrere Branchen durchlaufen – vom Vertrieb über Online-Marketing bis hin zur Prozessautomatisierung – und weiß heute deshalb, wie sich Lösungen im Alltag funktionstüchtig einführen lassen. Sein Ansatz: praxisnah, vertrauenswürdig und datenschutzkonform. Gemeinsam mit Geschäftsführern und Entscheidungsträgern identifiziert Florian Ruttkamp alltägliche Routineaufgaben und ersetzt sie durch leistungsfähige KI-Systeme. Das Ziel: echte Entlastung – für Menschen, Strukturen und Budgets.

Florian Ruttkamp bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im OnlineMarketingMagazin, Florian Ruttkamp! Du bist als KI-Consultant für mittelständische Unternehmen tätig. Was genau umfasst deine Tätigkeit?

Mein Fokus liegt darauf, künstliche Intelligenz im Unternehmensalltag sinnvoll und unkompliziert nutzbar zu machen. Ich unterstütze meine Kunden dabei, geeignete KI-Systeme auszuwählen, sinnvoll zu integrieren und so einzusetzen, dass sie messbare Entlastung bringen. Dabei geht es nicht nur um Beratung, sondern um konkrete Umsetzung, inklusive Schulung der Mitarbeitenden.

Ich verstehe mich nicht als klassischer Berater, sondern als hybrider Sparringspartner, der Strategie und Technik miteinander verbindet. Von der Bedarfserhebung über die Integration der Tools bis hin zur Schulung der Teams bin ich durchgängig dabei. Mein Anspruch ist: Am Ende soll die Lösung im Alltag funktionieren – nicht nur in der PowerPoint-Präsentation.

Florian Ruttkamp, dein heutiger Arbeitsschwerpunkt liegt im Bereich künstliche Intelligenz. Wie bist du zu diesem Thema gekommen?

Mein Einstieg ist nicht über die klassische Tech-Schiene erfolgt. Ich habe meine berufliche Laufbahn im Vertrieb begonnen – zunächst im Finanz- und Versicherungsbereich, später in der Immobilienbranche. 2021 folgte ein unternehmerischer Neuanfang im Online-Marketing. Dort bin ich zunehmend mit Automatisierungstools in Berührung gekommen und über diesen Weg letztlich zur KI. Seit rund zwei Jahren liegt mein voller Fokus auf diesem Thema. Ich habe viel eigenständig erlernt, ergänzend auch Schulungen und Zertifizierungen absolviert – und mich dann bewusst auf mittelständische Unternehmen spezialisiert.

Wenn die Routinen feststecken: Wie künstliche Intelligenz verborgene Engpässe löst

Viele Unternehmen wissen vermutlich gar nicht, dass ihre Herausforderungen mit KI lösbar wären. Mit welchen typischen Symptomen kommen sie zu dir?

Genau das ist häufig der Fall. Die Anfragen lauten selten: „Wir wollen KI einführen“, sondern eher: „Unser Team ist überlastet“, „Wir finden keine qualifizierten Mitarbeitenden“ oder „Wir stecken in operativen Routinen fest.“ In einer strukturierten Analyse schauen wir dann gemeinsam, wo Potenziale liegen. Die meisten Unternehmen haben viele Aufgaben, die sich relativ leicht automatisieren lassen – sie wissen es nur nicht.

Wie genau sehen denn die Entlastungspotenziale durch KI in der Praxis aus? Welche Ziele verfolgst du mit deinen Kunden?

Das zentrale Ziel ist, wiederholende, zeitraubende Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails, interne Supportanfragen, Social-Media-Abläufe oder Datenanalysen. Durch die Automatisierung solcher Tätigkeiten schaffen wir wieder Raum für das, was wirklich wichtig ist: Strategie, Kreativität und Kundenbeziehungen. Gleichzeitig werden Ressourcen geschont und Prozesse stabilisiert.

Florian Ruttkamp über den Praxiseinsatz seiner KI-Systeme

Hast du ein konkretes Praxisbeispiel, das den Nutzen einer solchen Lösung greifbar macht?

Eines meiner Lieblingsbeispiele ist ein Hotelbetrieb. Dort haben wir den sogenannten Revenue Manager – also die Person, die für die Preisgestaltung verantwortlich ist – weitgehend automatisiert. Eine KI übernimmt dort jetzt die Analyse von Events, Marktpreisen und Buchungsverhalten, um die Zimmerpreise tagesaktuell und 12 Monate im Voraus zu optimieren. Der Zeitaufwand für die Mitarbeitenden wurde auf ein Minimum reduziert. Statt eines Vollzeitgehalts von etwa 60.000 Euro läuft das System heute vollautomatisch für rund 3.000 Euro im Jahr.

Welche Systeme und Tools nutzt du für solche Lösungen?

Das hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Häufig arbeite ich mit Tools wie Make, Zapier oder N8N – vor allem Letzteres eignet sich hervorragend für komplexe Automatisierungen mit mehreren KI-Agenten. Im Bereich Content beispielsweise lassen sich Prozesse von der Ideenfindung über Text und Bild bis zur Veröffentlichung komplett KI-gestützt abbilden.

Warum KI scheitert, bevor sie beginnt: Der Mittelstand hat ganz andere Baustellen

Warum, glaubst du, ist KI im Mittelstand bisher trotzdem kaum flächendeckend angekommen?

Das liegt vor allem daran, dass viele Unternehmen digital noch nicht da sind, wo sie sein sollten. KI ist nicht der erste, sondern eher der dritte oder vierte Schritt der digitalen Transformation. Hinzu kommt die extreme Geschwindigkeit der Entwicklung – viele können da schlicht nicht mithalten.

„Eigentlich bräuchte jedes Unternehmen heute eine Person, die sich täglich mit KI beschäftigt und die fehlt häufig.“

Viele Betriebe versuchen sich dennoch selbst an KI-Experimenten. Warum klappt das oft nicht und wann lohnt sich externe Unterstützung?

KI ist nicht gleich IT – das ist ein wichtiger Punkt. Viele IT-Fachkräfte kennen sich hervorragend mit Infrastruktur oder Software aus, aber KI ist eine andere Disziplin. Es geht um Anwendungsszenarien, Datenflüsse, rechtliche Rahmenbedingungen und den passenden Einsatz von Tools. All das ist sehr spezifisch und es ist ein extrem dynamisches Feld. Wer hier den Überblick behalten will, muss sich kontinuierlich weiterbilden. Genau das bringe ich mit.

Datenschutz ist für viele Unternehmen ein sensibles Thema. Wie lässt sich KI datenschutzkonform einsetzen, Florian Ruttkamp?

Das ist ein wichtiger Aspekt – und oft ein Hemmschuh. Dabei gibt es heute viele Lösungen, die vollständig DSGVO-konform arbeiten, sei es über Cloud-Dienste mit EU-Zertifizierung oder lokale Installationen auf eigenen Servern. Es gibt sogar Sprachmodelle, die vollständig offline laufen. Hinzu kommt: Der EU AI Act verpflichtet Unternehmen zunehmend dazu, KI-Einsätze nachvollziehbar zu dokumentieren. Auch dabei unterstütze ich.

Jetzt starten oder später aufholen? Warum KI-Vorreiter im Vorteil sind

Wie schätzt du die Entwicklung ein: Wann wird KI wirklich im Mittelstand ankommen – jenseits von ChatGPT?

Ich rechne damit, dass wir zwischen 2026 und 2028 einen echten Durchbruch sehen werden. Bis dahin braucht es noch viel Aufklärung, Struktur und konkrete Anwendungsbeispiele. Aber: Wer jetzt nicht beginnt, wird in ein paar Jahren spürbare Nachteile haben. KI ist kein Nice-to-have, sondern ein Wettbewerbsfaktor.

Florian Ruttkamp, was rätst du Unternehmen, die sich dem Thema erstmals nähern?

Nicht alles auf einmal wollen. Es geht nicht darum, über Nacht alles zu automatisieren, sondern erste, gezielte Schritte zu machen. Ein kleiner Anwendungsfall – zum Beispiel eine automatisierte Kundenantwort, eine KI-gestützte Analyse oder ein automatisierter Content-Workflow – kann bereits große Wirkung haben. Wichtig ist: anfangen. Und zwar strategisch.