Da Software-Anbieter mittlerweile verstärkt auf Abonnement-Modelle setzen, steigen die jährlich wiederkehrenden Kosten für die Lizenznutzung kontinuierlich an. Viele Unternehmen und Kommunen versuchen, diesen Kostenfaktor zu umgehen, indem sie an veralteten Software-Versionen festhalten – allerdings nicht selten mit diversen Folgeproblemen: Zum einen erfordern Geschäftserweiterungen und der wachsende Bedarf an Homeoffice-Arbeitsplätzen häufig zusätzliche Lizenzen. Zum anderen kann Unklarheit in der Lizenzsituation zu rechtlichen Schwierigkeiten führen, da Software-Anbieter wie Microsoft in Bezug auf Lizenzrechte wenig Toleranz zeigen, weiß Ronny Schausten. Ebenso häufig kommt es dadurch zu sogenannten Unterlizenzierungen, die weitere Kosten verursachen. „Im Grunde stehen Unternehmen und Kommunen also vor der Wahl: Entweder sie akzeptieren die hohen Kosten für neue Software-Lizenzen oder sie laufen Gefahr, durch eine nicht ausreichende Lizenzierung hohe Strafzahlungen leisten zu müssen“, betont Ronny Schausten, Geschäftsführer der s2-Software GmbH & Co. KG.

„Abseits davon gibt es allerdings auch eine kostengünstige und rechtssichere Möglichkeit, die Herausforderungen rund um Software-Lizenzen anderweitig zu bewältigen: Mit Lizenzen aus der Wiedervermarktung können Unternehmen und Kommunen nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Bindung an eine Cloud-Lösung vermeiden„, fügt der Lizenz-Experte der s2-Software GmbH & Co. KG hinzu. Schon vor der Gründung seines Unternehmens hat Ronny Schausten erkannt, dass viele Anwender mit gebrauchten Software-Lizenzen oft genauso gut bedient sind wie mit neuen – eine Beobachtung, die schließlich als Ausgangspunkt für die s2-Software GmbH & Co. KG diente, mit der er seinen Kunden ein Komplettpaket bietet: von der Bedarfsanalyse über den Erwerb rechtssicherer gebrauchter Lizenzen bis hin zur Dokumentation und Unterstützung bei eventuellen Überprüfungen durch Software-Anbieter wie Microsoft.

Ronny Schausten von der s2-Software GmbH & Co. KG: Gebrauchte Software-Lizenzen von Microsoft als strategisches Instrument zur Kosteneinsparung

„Eines steht unweigerlich fest: Gebrauchte Software-Lizenzen bieten ein enormes Potenzial. Insbesondere bei Neuanschaffungen und Umstrukturierungen können Unternehmen ihre IT-Kosten signifikant senken – und das, ohne auf Rechtssicherheit verzichten zu müssen“, hebt Ronny Schausten der s2-Software GmbH & Co. KG hervor. Die derzeit offene Laufzeit der Lizenzen schafft zusätzlich eine langfristige Planungssicherheit. Dabei bietet die s2-Software GmbH & Co. KG ein umfangreiches Leistungsportfolio, das weit über den bloßen Lizenzverkauf hinausgeht. Durch die Differenzierung in zwei Marken – s2-Software und TrustedLicense – werden spezifische Kundenkreise effektiv angesprochen: Während s2-Software sich an mittelständische Unternehmen und IT-Dienstleister richtet, ist TrustedLicense für die Anforderungen von Kommunen, Konzernen und großen IT-Systemdienstleistern optimiert.

Sowohl die s2-Software als auch TrustedLicense haben jeweils ihre eigene Webseite und damit einhergehend unterschiedliche interne Abläufe. Dies ermöglicht es, verschiedene Kundenbedürfnisse gezielt zu adressieren und eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten, erklärt Ronny Schausten. Doch auch nach dem Erwerb einer Lizenz endet die Unterstützung durch das Unternehmen keineswegs: Kunden der s2-Software GmbH & Co. KG erhalten umfassende Informationen und Installationsanleitungen per E-Mail. Bei eventuellen Audits durch Softwarehersteller – eine nicht zu unterschätzende Herausforderung in der IT-Welt – stellt das Unternehmen nicht nur die erforderlichen Dokumente zur Verfügung, sondern übernimmt auch die Kommunikation mit den Prüfbehörden.

Der Ankaufprozess: Das gilt es zu beachten

Ihre Software-Lizenzen bezieht das Team der s2-Software GmbH & Co. KG aus einem großen Lieferantenpool. Hierzu stehen sie in Kontakt mit vielen mittleren und großen Unternehmen, die entsprechende Software-Lizenzen als Erstnutzer verwenden. Steht bei ihnen eine Umstellung auf eine andere Version an oder werden die Lizenzen aus einem anderen Grund nicht mehr benötigt, bietet der Verkauf eine lukrative Möglichkeit für sie. Schließlich erhalten sie so einen Teil ihrer ursprünglichen Investitionssumme zurück. 

„Damit der Ankauf für alle Parteien zufriedenstellend abläuft, gibt es jedoch einige Dinge zu beachten“, betont Ronny Schausten. „In erster Linie geht es dabei um die erforderlichen Unterlagen, die in jedem Fall vorhanden sein müssen.“ Hierbei orientiert sich s2-Software GmbH & Co. KG streng an den Rechtsvorgaben des EUGH und den Lizenz-Richtlinien von Microsoft.

Von Unterlizenzierung bis Rechtssicherheit: Grundlagen des Lizenzgeschäfts bei der s2-Software GmbH & Co. KG

„Da viele unserer Kunden auch vom Problem der Unterlizenzierung betroffen sind, klären wir sie umfassend darüber auf: Sie tritt in der Regel auf, wenn die Nutzung einer Software den Umfang der erworbenen Lizenz übersteigt“, verrät Ronny Schausten. In modernen Arbeitsumgebungen, in denen Mitarbeiter oft einen Computer teilen oder aus dem Homeoffice arbeiten, resultiert daraus im schlimmsten Fall eine Lizenzverletzung. Um dem vorzubeugen, bietet die s2-Software GmbH & Co. KG eine eingehende Analyse der Kundenbedürfnisse an. Ergänzend hierzu wird ferner auf das Risiko einer Überlizenzierung hingewiesen, die mit unnötigen Kosten verbunden ist.

„In solchen Fällen besteht sogar die Möglichkeit, überschüssige Lizenzen aufzukaufen.“

Beim Thema „gebrauchte Software-Lizenzen“ stoßen die Experten des Unternehmens bisweilen auf – meist unbegründete – Vorbehalte: Im Gegensatz zu physischen Produkten wie Gebrauchtwagen, die Abnutzungserscheinungen und erhöhte Wartungskosten mit sich bringen, bleibt der volle Funktionsumfang einer Software-Lizenz erhalten. Zudem achtet die s2-Software GmbH & Co. KG strikt darauf, dass alle rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden, wobei das Urteil ECLI:EU:C:2012:407 des EuGH als Grundlage dient. „Dabei können wir allerdings nicht nur absolute Rechtssicherheit garantieren. Vielmehr liegt der entscheidende Vorteil für Unternehmen und Kommunen in der Kosteneffizienz: Im Vergleich zu einer Neuanschaffung können die IT-Kosten um bis zu 72 Prozent reduziert werden“, fasst Ronny Schausten zusammen.