Workbase: Produktivität steigern und Unternehmen skalieren mit Mitarbeiterplattform 1 45

Workbase bietet Unternehmen eine unkomplizierte und flexible Lösung, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und neue Mitarbeiter automatisiert anzulernen. Im Interview verrät uns der Entwickler, was die Plattform so besonders macht.

Angesichts des anhaltenden Fachkräftemangels wird es für Unternehmen zunehmend wichtiger, die Effizienz ihres vorhandenen Personals zu maximieren und neue Mitarbeiter schneller anlernen zu können. Ihr Ziel ist es schließlich, mit dem meist hohen Kundenandrang Schritt zu halten. Allerdings hindert die Einarbeitung neuer Kollegen ihre erfahrenen Mitarbeiter an der Ausübung ihrer eigentlichen Arbeit. Zudem laufen entsprechende Onboardings selten so reibungslos ab, wie die Verantwortlichen sich das wünschen. „Zwar setzen ein paar Firmen bereits auf digitale Schulungsplattformen, diese sind jedoch selten strukturiert und generell fehlt in Unternehmen digitale Struktur – mit Workbase schaffen wir Abhilfe“, erklärt Nils Kröger, der Gründer von Workbase. Der Experte weiß, wie den Unternehmen geholfen werden kann und hat es sich daher zur Aufgabe gemacht, seine Kunden in genau diesen Bereichen zu unterstützen.

„Durch unsere Plattform können sich neue Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit eigenständig einarbeiten. Über digitale Simulationen wird geprüft, ob alles verstanden wurde.” Dabei haben Unternehmen die Möglichkeit, individuelle Trainingskurse mit Prüfungs-Simulationen zu erstellen, die Resultate ihres Personals nachzuvollziehen und das System mit wenigen Klicks zu updaten“, führt der Experte weiter aus. Nach der Einarbeitung finden die Mitarbeiter über das personalisierte Mitarbeiterportal von Workbase alle wichtigen Informationen an einem Ort. Workbase steht den Kunden 24/7 per Livechat und auch per Hotline zur Verfügung.

Workbase
Workbase zentralisiert und vereinfacht das Mitarbeitermanagement drastisch.

Der Gründer von Workbase bei uns im Interview!

Herzlich willkommen im OnlineMarketingMagazin! Workbase bietet Unternehmen eine Mitarbeiterplattform, mit der sie die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern. Wie bist du auf die Idee gekommen, dieses Geschäftsmodell auf den Markt zu bringen?

Eigentlich dachte ich, es hätte bereits eine passende Lösung hierfür gegeben. Als wir damals unsere Amazon-Agentur aufgebaut und jeden Monat neue Mitarbeiter eingestellt haben, standen wir jedoch schnell selbst vor dem Problem, die neuen Mitarbeiter schnell und gezielt einzuarbeiten. Dabei stellte ich fest, dass die Abläufe beim Onboarding nicht so strukturiert waren, wie ich mir das erhofft hatte. Ich wollte eine zentralisierte Einarbeitung der Mitarbeiter mit einer rollenbasierten Plattform, auf der sie alle nötigen Trainingskurse, Übungen und Prüfungen finden können und der Teamleiter und ich effektiv entlastet werden. Sonst lässt sich ein wachsendes Unternehmen nur schwer skalieren.

Nils Kröger von Workbase
Professionelle Trainingskurse können sich Mitarbeiter in Workbase jederzeit und von überall aus anschauen.

Aus diesem Grund haben wir eine eigene – interne – Lösung dafür geschaffen und eine entsprechende Plattform selbst entwickelt. Das kam bei unseren Mitarbeitern gut an und auch wir waren sehr zufrieden damit. Nach einiger Zeit kamen andere Unternehmer auf mich zu und fragten, ob wir ein derartiges Modell auch für sie umsetzen könnten. Während ich dies anfangs immer abblockte, da wir eben eine reine Amazon Agentur waren, haben wir dies später – auf mehrfaches Nachfragen von befreundeten Unternehmern – bei diesen ebenfalls integriert. Die Ergebnisse waren hervorragend, die ersten Kunden konnten viel Zeit und Geld sparen. Daher haben wir uns später dazu entschieden, es als SaaS-Lösung anzubieten. Mittlerweile kann sich jedes Unternehmen mit Mitarbeitern über unsere Website anmelden und unsere Plattform von Workbase 14 Tage selbst kostenlos testen.

„Essenziell für eine hohe Produktivität ist eine personalisierte Startseite im Mitarbeiterportal“

Workbase
„Workbase bietet einen starken Datenschutz, über 4000 integrierbare Tools, 24/7 Support und das alles als Whitelabel-Lösung“, erklärt Nils Kröger von Workbase.

Diese Kriterien sollte eine Mitarbeiterplattform erfüllen

Welche Kriterien sollte eine interne Mitarbeiterplattform erfüllen, um es zielführend einsetzen zu können?

In erster Linie sollte sie möglichst einfach zu bedienen sein. Insbesondere in älteren Unternehmen gibt es bereits Intranets, die kaum benutzt oder gepflegt werden – somit haben sie grundsätzlich keinen Mehrwert. Dort gibt es weder Trainingskurse, Prüfungen, Neuigkeiten, Umfragen etc. noch eine personalisierte Startseite.

Workbase
„Traditionelle Lösungen (links), Workbase (rechts). Zeit zu Workbase zu wechseln.“

Essenziell für eine hohe Produktivität ist eine personalisierte Startseite im Mitarbeiterportal. Dort werden – je nach Rolle des Mitarbeiters – alle wichtigen Informationen auf einen Blick angezeigt. So wird keine Zeit verschwendet und der Mitarbeiter muss nicht lange nach Informationen suchen.

Ergänzend dazu ist es wichtig, auf der Plattform interne Neuigkeiten zu teilen und die Mitarbeiter so immer auf dem Laufenden zu halten. Dadurch sorgen die Unternehmen für die nötige Transparenz, um Unstimmigkeiten und Verwirrung beim Personal zu vermeiden. Mithilfe von regelmäßigen Mitarbeiterumfragen sorgen die Verantwortlichen zudem dafür, dass das System und das Unternehmen permanent optimiert und an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer angepasst wird. Auch können die Mitarbeiterumfragen anonym durchgeführt werden, wodurch die Unternehmen ehrliches Feedback zu jeglichen Themen bekommen und genau wissen, wie die Stimmung im Team aktuell ist.

Wie sich das Onboarding durch Workbase von anderen Lösungen unterscheidet

Angesichts des Fachkräftemangels kämpfen viele Unternehmen mit massiver Unterbesetzung. Inwiefern hilft ihnen eine strukturierte Mitarbeiterplattform von Workbase, die Effizienz ihres bestehenden Personals zu maximieren und mögliche neue Mitarbeiter schnellstmöglich an ihre Tätigkeit heranzuführen?

Ein großer Vorteil dieses Systems ist es, dass Unternehmen großteils keine studierten oder umfangreich ausgebildeten Mitarbeiter benötigen. Durch den internen Trainingsbereich bringt das Unternehmen den Mitarbeitern selbst alles bei, was sie für Ihren Job brauchen. Zudem lässt sich ihr Wissensstand mithilfe spezifischer Tests problemlos überprüfen. Demnach müssen Firmen lediglich darauf achten, dass die Bewerber zu ihrer Philosophie passen. Das gesamte Wissen wird dann selbst mitgegeben.

„Zusätzlich erhöht ein solches System die Mitarbeiterzufriedenheit.“

Schließlich profitieren auch sie von der erhöhten Effizienz und vereinfachten Arbeitsabläufen. Bei Unklarheiten müssen sie nicht mehr ihre Kollegen fragen, sondern können schlicht im Mitarbeiterportal nach einer Lösung suchen – dadurch entsteht letztendlich auch mehr Produktivität. Auch die regelmäßigen Mitarbeiterumfragen über Workbase und direkten Neuigkeiten sorgen für eine bessere Mitarbeiterbindung.

Warum andere Schulungs-Lösungen in Unternehmen häufig nicht zum Erfolg führen

Wie du bereits erwähnt hast, gibt es auch in anderen Unternehmen Schulungs-Lösungen. Welche Schwachstellen weisen diese auf und warum führen sie nur selten zum Erfolg?

Die meisten Unternehmen nutzen lediglich eine Teillösung. Äußerst verbreitet ist beispielsweise Kajabi. Eines der Probleme dieser Plattform ist, dass es nicht für Mitarbeiter erstellt wurde, sondern für Onlinekurse, die man verkauft. Dabei fehlen dann einige Funktionen, die für Mitarbeiter wichtig gewesen wären. Es ist insbesondere für wachsende Unternehmen super wichtig, genau zu prüfen, ob die Mitarbeiter das vermittelte Wissen auch wirklich verstanden haben. Dabei bietet Workbase nicht nur “Multiple-Choice-Umfragen” an, sondern auch umfangreiche Simulationen mit Anwendungsbeispielen.

Beispielsweise können Unternehmen einen neuen Vertriebler sich selbst aufnehmen lassen, wie dieser sein Skript vorliest. Der Teamleiter kann dann dem Vertriebler bei Sekunde XY einen Kommentar hinterlegen. Des Weiteren fehlen in dritten Lösungen oft Funktionen wie Mitarbeiterumfragen, interne Neuigkeiten und – super wichtig – ein internes Mitarbeiterportal, wo rollenspezifisch alle wichtigen Informationen für die Mitarbeiter zu finden sind.

Das bietet das Neuigkeiten-Feed von Workbase 

Zudem handelt es sich dabei immer um viele getrennte Tools, die mehrere Zugänge brauchen, mehr Pflege und verschiedene Log-in-Daten für Mitarbeiter. Auch funktionieren dadurch keine Funktionen wie der Neuigkeiten-Feed bei Workbase.

Beim Neuigkeiten-Feed bei Workbase werden dem Mitarbeiter ganz oben auf der Startseite immer die aktuellen Neuigkeiten präsentiert. Seien es neue Trainingsvideos, die für ihn nun verfügbar sind, Neuigkeiten oder Umfragen. Erst wenn diese abgearbeitet sind, verschwinden sie von der Startseite und “Du bist auf dem neusten Stand.” erscheint. Als Teamleiter siehst du immer auf einen Blick, wer bereits auf dem neusten Stand ist. So behalten Unternehmen und vor allem Mitarbeiter einfach den Überblick, während das bei anderen Tools nicht möglich ist.

Ergänzend hierzu bietet Workbase umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten. So können Führungskräfte für die Mitarbeiter entsprechende Checklisten erstellen und einsehen, welche Fähigkeiten sich ihre Kollegen bereits angeeignet haben.

Diese Vorteile bietet Workbase den Geschäftsführern

Du hast bereits ansatzweise davon gesprochen, welche Rückschlüsse die Führungskräfte aus Workbase ziehen können. Welche Vorteile bietet die Plattform Geschäftsführern außerdem?

Einer der größten Vorteile ist die Benutzerfreundlichkeit von Workbase. Unternehmer benötigen zur Gestaltung der Plattform keinen Programmierer. Vielmehr können sie die notwendigen Schritte super intuitiv selbst vornehmen. Verantwortliche können mit einem Klick neue Trainingsvideos innerhalb von Workbase aufnehmen und direkt veröffentlichen.

Workbase
Bei Workbase haben Geschäftsführer alles auf einen Blick.

Für das Mitarbeiterportal gibt es einen eingebauten Editor mit vielen Vorlagen, über den neue Seiten in wenigen Minuten hinzugefügt werden können. Auch die Auswertungstools sind äußerst übersichtlich. Dadurch können Geschäftsführer auf einen Blick nachvollziehen, welche Inhalte von neuen Mitarbeitern angesehen wurden, wie ihr Feedback ausfällt und mit welchen Ergebnissen sie die Prüfungen absolviert haben. Somit wird schnell klar, an welchen Stellen noch Nachholbedarf besteht. Zusätzlich müssen Führungskräfte keine Zeit mehr für die Einarbeitung neuer Kollegen investieren.

Der Workbase Rechner mit Beispiel Zahlen. Er lässt sich mit eigenen Zahlen unter www.workbase.com/pricing testen.

So wirkt sich Workbase auf den Arbeitsalltag von Unternehmen aus

Welchen Einfluss hat eine solche Plattform auf die Zusammenarbeit des Personals?

In unserer Agentur hat Workbase eine enorme Produktivitätssteigerung zur Folge gehabt. Durch die Zentralisierung und Bündelung aller nötigen Informationen konnten wir viele Prozesse vereinfachen und all unsere Mitarbeiter lückenlos auf ihre Tätigkeit vorbereiten. Durch die Plattform haben wir außerdem die Möglichkeit, regelmäßig und vor allem schnell neue Inhalte zu veröffentlichen. Wir können unser Personal damit stets auf dem neuesten Stand halten und sie über Änderungen innerhalb unseres Unternehmens in Minuten informieren und Mitarbeiter zu allem befragen, um wichtiges Feedback zu bekommen.

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Gibt es sinnvolle Alternativen zu Workbase?

Mir ist bisher noch keine ernsthafte Alternative zu Workbase bekannt, bestimmt wird es diese aber irgendwann geben. Daher arbeiten wir jeden Tag an neuen Funktionen für unsere Kunden, um auch langfristig die beste Lösung zu bleiben. Einige Firmen – insbesondere Großunternehmen – programmieren eigene Plattformen für diesen Zweck. Allerdings benötigen sie hierfür entsprechende Entwickler. Ein derartiges Unterfangen dauert zudem meist sehr lange und ist kostenintensiv.

„Am Ende kommen viele Unternehmen zu Workbase, weil wir viel mehr Funktionen bieten und deutlich kosteneffektiver sind.“

„Wir unterstützen Unternehmen dabei, Workbase hocheffizient einzusetzen. Persönlicher Ansprechpartner, 24/7 Livechat und Hotline Support.“

Workbase
„Werden auch Sie ein Top-Arbeitgeber und nutzen Sie Workbase.“

Wie komplex ist Workbase und inwiefern unterstützt ihr Unternehmen dabei, die Plattform bestmöglich einzusetzen?

Wir bieten unseren Kunden (bei Anfrage) ein vollumfängliches Set-up. Dabei integrieren wir beispielsweise bereits vorhandene Videos von Plattformen wie Kajabi in Workbase. Zudem setzen wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden ihr Mitarbeiterportal auf. Es ist uns sehr wichtig, dass ihre Mitarbeiter mit dem System zurechtkommen. Falls Probleme auftreten, können sich die Unternehmen außerdem an unseren durchgehenden Telefon-Service wenden oder uns per Livechat schreiben. Etwaige Fehler oder notwendige Verbesserungen setzen wir somit schnellstmöglich um. Bestmögliche Qualität bei den Trainingsvideos garantieren wir durch unser hauseigenes Management-Training, in dem wir unseren Kunden beibringen, worauf sie bei ihren Trainingskursen und Mitarbeiterportal achten sollten. Jedes Unternehmen sollte Workbase auf jeden Fall mal mindestens 14-Tage kostenlos testen.

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Samuel Altersberger ist Redakteur beim OnlineMarketingMagazin. Vor seiner Arbeit beim DCF Verlag war er bereits sechs Jahre als freier Autor tätig und hat während dieser Zeit auch in der Marketing Branche gearbeitet.

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